第一章 总则

第一条 为规范学校档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》（教育部第27号令）、《四川省<高等学校档案管理办法>实施细则》及相关法律法规，结合我校实际，制定本办法。

第二条 本办法所称的学校档案是指学校在人才培养、科学研究、社会服务、文化传承创新等活动中直接形成的对师生、学校、社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第三条 学校档案是评估教学质量、衡量管理水平、促进科学研究、维护学校权益等工作的重要依据，实行集中统一管理，维护和确保档案的完整、准确、系统和安全。

第四条 档案工作是学校重要的基础性工作，学校将此项工作纳入学校的整体发展规划、纳入领导议事日程、纳入学校管理有关工作计划和岗位职责，健全管理制度、工作考核评估制度，规范工作流程。

第二章 机构与职责

第五条 学校档案工作在校长领导下，建立以档案馆为核心，各部门、院系、课题组、项目组（以下简称各部门）专兼职档案人员为基础的档案管理体系。

第六条 学校档案工作由校长领导，其主要职责是：

（一） 贯彻执行有关档案管理的法律法规和方针政策，批准学校档案工作

规章制度；

（二） 将档案工作纳入学校整体发展规划，列入工作考核检查的内容；

（三） 建立健全与办学规模相适应的学校档案机构，落实人员编制、档案

库房、发展档案事业所需设备以及经费；

（四） 研究决定学校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。

第七条 主管档案工作的校领导协助校长负责档案工作，主要职责是：

（一） 制定实施学校档案工作中长期发展规划；

（二） 组织协调档案馆和各部门的档案工作，确保档案管理工作的有效运行

和科学发展；

（三） 听取档案馆工作汇报，研究并协调解决档案工作中的重大问题，为学校档案工作的发展创造良好条件；

（四） 监督检查学校档案工作，组织开展学校档案工作评估。

第八条 学校成立由校长为主任委员、主管校领导和其他校领导为副主任委员、各部门负责人组成的学校档案工作委员会，作为学校档案工作的组织、协调和咨询机构。

第九条 学校档案馆是学校档案工作的业务管理部门，是保存和提供利用学校档案的专门机构，业务上接受四川省档案局的指导、监督和检查。其主要职责是：

（一）贯彻执行有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作；

（二）拟订学校档案工作规章制度，并负责贯彻落实；

（三）组织协调各部门档案工作，对档案分室进行业务指导、监督和检查；

（四）负责征集、接收、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案资料；

（五）编制检索工具，编研、出版档案和校史资料，开发档案信息资源；

（六）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；

（七）开展档案的开放和利用工作；

（八）开展学校档案工作人员的业务培训；

（九）利用档案和校史资料，开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥其文化教育功能；

（十）开展国内外档案管理、校史工作学术研究和交流活动。

第十条 学校各管理部门、教辅部门、教学单位均为学校立卷归档单位，各归档单位应明确分管档案工作的领导，配备兼职档案人员，并在兼职档案人员的岗位职责中明确其档案管理任务。

（一）归档单位分管档案工作领导职责是：

1、组织本部门人员学习档案法规，执行学校档案管理规章制度，把档案工作纳入本部门发展规划和年度目标考核；

2、负责对本部门档案工作的督促、指导、检查，支持本部门兼职档案员工作，帮助解决工作中的具体困难；

3、负责审核本部门归档文件材料，确保其真实、完整、准确、系统、齐全。

（二）归档单位兼职档案员职责是：

1、爱岗敬业，认真执行学校档案管理的各项规章制度；

2、负责本部门归档文件材料的收集、整理、立卷和按规定时间向档案馆移交等工作；

3、接受学校档案馆的业务指导和检查；

4、积极参加业务学习和培训，不断提高档案管理水平；

5、做好归档文件材料日常管理和安全保密工作。

第十一条 学校因工作需要增设的临时机构，该机构负责人应指派专人负责归档文件材料的收集、整理、立卷工作，临时机构撤销时，须将全部档案材料移交到档案馆后方可离开岗位。

第十二条 学校专职档案人员，实行专业技术职务聘任制或者职员职级制，享受学校同级别教学、科研和管理人员同等待遇。

第十三条 学校对长期接触有毒有害物质的档案人员，按照法律法规的有关规定采取有效的防护措施防止职业中毒事故的发生，保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇，并按照有关规定予以补助。

第十四条 学校对档案人员中的涉密人员，按照有关规定予以专项补助。

第十五条 学校档案工作人员应当遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及信息化管理技能。

第三章 收集、整理与归档

第十六条 文件材料的归档范围主要包括：

（一）党群类：主要包括学校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与高校关于党群工作的文件材料。

（二）行政类：主要包括学校行政工作的各种会议文件、会议纪录及纪要；上级机关与高校关于行政管理的材料。

（三）学生类：主要包括学生的入校前档案、报考登记表、学生（学员、学籍）登记表、体检表、成绩表、毕业生登记表、授予学位决定、奖惩记录、党团材料。

（四）教学类：主要包括反映学校教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。

（五）科研类：主要包括反映学校科研管理、课题立项、研究准备、研究实验、总结鉴定、成果申报、推广应用等科研活动的文件材料。

（六）基本建设类：主要包括反映学校基本建设项目管理和项目提出、调研、可行性研究、勘察、测绘及审批文件，招投标文件与合同书，施工、监理、竣工、竣工验收、工程创优等文件材料。

（七）仪器设备类：主要包括学校仪器设备工作管理和仪器设备申请购置、开箱验收、安装调试、管理使用、维修改造、申请报废等各个环节中形成的文件材料。

（八）产品生产类：主要包括学校在产学研和职务成果转化过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。

（九）出版物类：主要包括学校自行编辑出版的学报、校报、其他学术刊物审稿单、原稿、样书等。

（十）外事类：主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料；学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。

（十一）财会类：主要包括学校在会计活动中形成的财务管理、财务预算、会计凭证、会计账簿、财务会计报告、其他会计资料等文件材料。

（十二）人事类：学校在编教职工人事档案，主要包括履历、自传、考察考核鉴定、学历学位、学绩、政审、入党团材料、奖惩、工资变动、职务变动等文件材料。

（十三）个人科技类：教职工个人在教育、教学、科研活动中产生具有保存价值的文件材料，主要包括论文、专著、业务获奖成果等。

第十七条 学校实行文件材料由形成单位、课题（项目）组立卷的归档制度。各部门、课题（项目）组及专项工作兼职档案人员，要按照学校档案馆的要求将文件整理后归档。

第十八条 学校对纸质和非纸质档案材料实行同步归档，归档的档案材料包括纸质、电子、照（胶）片、录像（录音）带以及实物等各种载体形式。归档的档案材料须质地优良，书绘工整，声音清晰。其中，电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894—2002）执行。

第十九条 学校与外单位分工协作完成的项目，档案馆应保存一套本校承担部分的完整档案。协作单位承担部分，档案馆应保存其复制件。

第二十条 反映学校重大活动的文件材料，由牵头部门负责收集归档。

第二十一条 教职工个人在非职务活动中形成的重要档案材料，档案馆将通过征集、代管、接受捐赠等形式进行管理。

第二十二条 学校档案材料归档时间为：

（一）党群类、行政类、教学类、产品生产类、出版物类、外事类、仪器设备类文件材料应在次学年6月底前归档，其中教学类毕业生学位论文、学位评审材料和学籍卡、成绩单、取得毕业资格学生电子注册名单（光盘）、毕业生集体照片、学位委员会授予学位清册应在学生毕业后6个月内归档；

（二）科研类档案应在项目完成后2个月内归档；

（三）学生类档案应当在档案材料形成后2个月内归档；

（四）财会类档案中的综合管理档案应在次学年6月底前归档，当年形成的会计档案，在会计年度终了后，由学校计财处临时保管1年，最长不超过3年，且出纳人员不得兼管会计档案；

（五）重大活动档案应当在活动结束后2个月内归档。

第四章 保管与保护

第二十三条 学校为档案保管配备先进的保护设施设备，防止档案的破损、褪色和失散。对已破损或者字迹褪色的档案，应及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色档案应及时数字化，加工成电子档案保管。

第二十四条 档案馆定期对已到保管期限的档案进行鉴定销毁。经鉴定，仍需继续保存的档案应重新划定保管期限；对保管期限已满确无保存价值的档案应填写销毁清册，经校长或主管档案工作的校领导批准后进行监督销毁。

第二十五条 档案馆应做好档案的统计工作，建立档案工作统计台账，负责高校档案工作年报和有关统计报表的报送工作。

第二十六条 学校要加强档案安全保密检查，严防档案损毁和失泄密等事件的发生，确保档案实体和档案信息的绝对安全。

第二十七条 学校建立档案安全应急处理协调机制和档案安全应急管理制度，防止突发事件和自然灾害对档案造成毁灭性的破坏。

第五章 利用与公布

第二十八条 档案馆应按照国家有关规定公布档案。未经学校授权，任何组织或个人无权公布学校档案。

属下列情况之一者，不对外公布：

（一）涉及国家秘密的；

（二）涉及专利或者技术秘密的；

（三）涉及个人隐私的；

（四）档案形成单位按规定限制利用的。

第二十九条 凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人，在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后，均可以利用已公布的档案。

境外组织或者个人利用档案的，按照国家和学校的有关规定办理。

第三十条 查阅、摘录、复制未开放的档案，应经档案馆负责人批准。涉及未公开的技术档案，应经档案形成单位或者本人同意，必要时报请校长审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家机密，应经学校保密工作部门批准。

第三十一条 档案馆提供利用的重要、珍贵档案，一般不提供原件。如有特殊需要，应经档案馆负责人批准。

加盖档案馆公章的档案复制件，与原件具有同等效力。

第三十二条 档案馆是学校出具档案证明的唯一机构。

社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案，档案馆应优先提供。

第三十三条 档案馆要编制必要的检索工具，提供开放档案目录、全宗指南、档案馆指南、计算机查询系统，为利用档案创造便利条件。

第三十四条 出版档案史料和公布档案，应经档案形成单位同意，并报请校长批准。

第六章 条件保障

第三十五条 学校将档案工作所需要的档案征集、抢救保护、安全保密、数字化建设、现代化管理、提供利用、编辑研究、陈列展览、设备购置和管理维护等方面的经费列入学校预算，保证档案工作的需求。

第三十六条 学校为档案保管提供专用的、符合档案管理要求的档案库房。存放涉密档案应设有专门库房或专柜，由专人负责管理。存放声像、电子等特殊载体档案，应配置恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物等必要设施。

第三十七条 学校将档案信息化纳入学校信息化建设总体规划，设立专项经费，配备所需设施设备，加快数字档案馆建设。

第七章 考核、奖励与处罚

第三十八条 学校对在档案工作中做出下列贡献的单位或个人给予表彰与奖励：

（一）在档案管理和服务各项业务工作中成绩显著的；

（二）在校史研究、展览和教育活动中成绩显著的；

（三）在档案理论、技术和方法研究中成绩显著的；

（四）将重要的或珍贵档案捐赠给学校的；

（五）在同违反档案法律法规行为斗争中表现突出的。

第三十九条 有下列行为之一的，学校对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。

（一）不按规定归档，拒绝归档或将档案据为己有的；

（二）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；

（三）涂改、伪造档案或擅自从档案中抽取、撤换、添加档案材料的；

（四）擅自提供、抄录、复制档案或公布未开放档案的；

（五）出卖或者违反国家规定转让、交换以及赠送档案的；

（六）未配备确保档案安全保管的设施设备，或者明知所保管的档案面临危险而不采取措施，导致档案安全事故发生的；

（七）档案安全事故发生后，不及时组织抢救或者隐瞒不报、虚假报告或不及时报告，阻挠有关部门调查的；

（八）其他违反档案法律法规的行为。

第八章 附则

第四十条 本办法适用于学校档案工作。

第四十一条 本办法自发布之日起施行，原有相关文件同时作废。

第四十二条 本办法由学校档案馆负责解释。